Meteen als hij/zij lid wordt. Uw club betaalt pas een bijdrage voor dit lid na de volgende telling op 1 juli in het komende jaar. De afdracht dit jaar komt uit het schommelfonds (woon een conventie bij om te uit te vinden wat dit is).

Als u het lid niet nu invoert, met sponsor gegevens, dan klopt zijn/haar intrede datum niet, en ook niet de duur van het lidmaatschap (voor de 10-jaars speldjes bijvoorbeeld). Het LCI-nummer wordt dan te laat toegekend. De ervaring leert dat leden het op prijs stellen als dat klopt met hun datum van intrede bij Lions.

Als een lid overleden is, voert u de wijziging zo snel mogelijk door. Met de accurate overlijdensdatum als "Exit Date". Anders bestaat de kans dat de nabestaanden nog mailtjes krijgen. Bij overlijden, stuurt u een kennisgeving naar de district secretaris van uw district ([email protected] waar xx de letters van uw district zijn [an, az, bn, bz, co, cw]), met volledige gegevens en liefst een foto, ook voor plaatsing in Lions Magazine.

Als een lid opzegt, vraagt u dan of ze een transfer doen naar een andere Lionsclub. In dat geval moet de secrtaris van ontvangende club het lid toevoegen, en krijgt een mogelijkheid om een verzoek tot transfer te sturen aan de secretaris van de vorige club. Die moet toestemming geven, dus zorg er voor dat het nieuwe lid de transfer wel heeft aangekondigd – wel zo netjes natuurlijk 

Als een lid echt afzegt, dan voert u een nieuwe status “Resigned” toe met de opzeggingsdatum, en voert u die datum ook toe aan “Exit Date” of “Einddatum” van Lions Clubs International. Als u dat niet goed doet, kan uw club aangeslagen worden voor dit lid. Dus check goed dat dit correct is uitgevoerd.

Zoals in de Privacy Policy staat mag een lid, indien gewenst, zijn adres gegevens anonimiseren. 

Individuele leden hebben zelf de keuze om werkgever, beroep, en partner gegevens niet in te vullen. Het adres, postcode en woonplaats kunnen niet leeg gelaten worden. Als u als lid die gegevens niet wil delen met andere Lionsleden dan verzoeken wij u ze te vervangen door “-” (een liggend streepje of hyphen). Gebruikt u alstublieft geen onzin adres of iets anders, want dan herkennen we dit niet en proberen we wellicht het Lions Magazine naar uw adres te versturen.

Individuele leden kunnen in incidentele gevallen en met goede redenen hun clubsecretaris of informatiemanager verzoeken bepaalde informatie te verwijderen uit het ledenadministratiesysteem (LionsBase). Het is de bedoeling dat hiervan slechts beperkt gebruik wordt gemaakt.

Het betreft hier:
• e-mail
• (mobiele) telefoonnummer

Let wel, dit maakt u “onbereikbaar” zelfs voor leden uit uw club, zone, en district.

U moet de hoofdleden van het bestuur (secretaris, penningmeester en president) en liefst ook de vice-president correct in LionsBase invoeren. Zowel voor het huidige jaar, als het komende bestuursjaar. Als uw secretaris en/of penningmeester meerdere jaren die functie vervullen is het praktisch om de einddatum bij die functies leeg te laten. Waarom is dit belangrijk?

• bij conventies krijgen bestuursleden die zich inschrijven automatisch stemrecht. Op volgorde van inschrijving;
• als men zich bij de conventie meld, en aangeeft dat men bestuurder is, maar dat kan niet in LionsBase geverifieerd worden, wordt er geen stemrecht verleend;
• als de secretaris voor volgend jaar niet correct is ingevoerd, verliest uw club de mogelijkheid om uw ledenadministratie bij te houden;
• als de penningmeester voor volgend jaar niet correct is ingevoerd, wordt uw lidmaatschapsfactuur naar de secretaris verstuurd;
• als een van uw bestuursleden in de toekomst een Lionsfunctie buiten de club wil uitoefenen, is een correcte functiehistorie een van de eerste zaken waar naar gekeken wordt (een districtsgouverneur bijvoorbeeld moet president en zonevoorzitter zijn geweest).

Kortom, het niet bijhouden van correcte functies kan problemen op leveren in de toekomst.

Als u ingelogd bent in de LionsBase backend, en u naar de club pagina gaat (met het zwarte LB folder mapje en uw clubnaam) dan staan eventuele foutmeldingen onder de 4 knoppen Events, Members, News en Social Activities. Zie plaatje hieronder.

Lees die meldingen en probeer ze op te lossen. Lukt dat niet, neem dan contact op met de Informatiemanager van uw district. 

De Informatie manager van uw district bereikt u via het mailadres [email protected]. Daarin is xx uw district (an, az, bn, bz, co, cw). 110 staat voor Multiple District 110, ook bekend als Nederland.

Als u niet weet in welk district uw club zich bevind, opent U LionsBase (de App op uw telefoon). Ga naar uw dashboard, en druk dan op de clubnaam onder uw naam. Als u dan omhoog scrollt, krijgt u onder het kopje Algemeen / Zone te zien iets als: 110 AN-3B. Dan is AN uw district. Uw zone is 3B.

Nee, dat is niet verplicht. Wij constateren wel dat veel clubs happy zijn met de door LionsBase beschikbare faciliteiten. Lionsclubs zijn vrij om een eigen website te bouwen. Dat mag met Wordpress, of welk andere tool ze dan ook willen gebruiken. Er zijn een aantal clubs die dat doen. Hierbij gelden de volgende spelregels: 

• de Lionsclub reserveert een eigen domein;
• en een eigen webhoster, en betaalt daarvoor;
• is zelf verantwoordelijk voor look, feel, content en opvolging;
• wordt geacht zich aan het Lions brand-book te houden (zie https://www.lionsclubs.org/en/resources-for-members/brand-guidelines);
• en krijgt geen ondersteuning van ICT;

Men kan dan in het LionsBase record van de club de verwijzing naar de domein-naam/het URL van de nieuwe clubwebsite opnemen zodat hij vindbaar blijft via de landelijke lions.nl site.

We hebben inmiddels veel contact gehad met clubs die hun eigen website hebben opgeheven nu de faciliteiten van LionsBase beschikbaar zijn. Want dat biedt een aantal voordelen. Zie ook de documenten over LionsBase websites op de pagina: https://www.lions.nl/nl/ict.html

• de Look en Feel van clubwebsites past binnen de look en feel van Lions.nl;
• het onderhoud van de website is goed gedocumenteerd, er zijn trainingen voor georganiseerd, en er zijn demonstratiefilmpjes;
• clubs die over gegaan zijn hebben meestal binnen enkele uren een prima site kunnen realiseren;
• overdracht van website beheer is door bovenstaande punten makkelijk te waarborgen;
• de verregaande integratie tussen LionsBase en de websites bieden vele voordelen, die vervallen als men die website niet gebruikt:
  • Niewsberichten op de website van een club komen automatisch op de districtswebsite en in de LionsBase app (als men het juiste nieuws heeft aangezet)
  • Bestuursveranderingen komen automatisch op de website (bijv:  https://hilversum.lions.nl/nl/club/commissie.html)
  • Aanpassing van adres en contact gegevens komen op de website
  • De website is nodig om bijvoorbeeld de ledenstatistieken en de aanmeldingen voor evenementen in LionsBase te kunnen bekijken en downloaden.
• Kortom, genoeg redenen om LionsBase te gebruiken. Inmiddels zijn ook meerdere content types beschikbaar gesteld (bijvoorbeeld harmonica / FAQ blokken — zie hier https://www.lions.nl/nl/over-ons/organisatie/ict/faq.html).

Dat is ook de reden dat wij het standaard club domein (bijv: laren.lions.nl) niet elders laten wijzen… dan zou een deel van de standaard LionsBase functionaliteit, benodigd door Secretarissen, niet meer bruikbaar zijn.