Wat doet een vertrouwenspersoon binnen de Lions?

Binnen Lions Nederland is sinds 2018 een commissie van vertrouwenspersonen actief. Deze vertrouwenspersonen zijn onafhankelijk en laagdrempelig benaderbaar voor clubpresidenten, zonevoorzitters, gouverneurs én individuele leden bij signalen van conflicten of ongewenste omgangsvormen, uitsluiting of discriminatie binnen of tussen Lionsclubs.

De drie taken van de vertrouwenspersoon

1. Het verzorgen van eerste opvang van de Lions die hulp en advies nodig hebben.

De vertrouwenspersoon is er onder meer voor het opvangen, begeleiden en ondersteunen van de Lions die een vraag heeft. De vertrouwenspersoon biedt een veilige omgeving waarin betrokkene zijn/haar verhaal kan delen, met waarborging van vertrouwelijkheid. De begeleiding en advisering vinden plaats op basis van zorgvuldigheid en onpartijdigheid. 

2. Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.

In overleg met betrokkene wordt steun geboden waarna de persoon de volgende stappen kan zetten, inclusief procedure en tijdpad. De Lions erecode vormt hierbij het normatieve kader.

3. Het informeren over andere oplossingsmogelijkheden.

Indien dit niet mogelijk blijkt te zijn de melder informeren en ondersteunen bij formele stappen.

Strikte vertrouwelijkheid

Duidelijk zal zijn dat het in alle situaties gaat om delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. De vertrouwenspersoon behandelt alle hulpvragen in strikte vertrouwelijkheid. Er wordt pas actie ondernomen als de melder daarmee instemt. Een van de voorwaarden is dan ook dat een vertrouwenspersoon een sociaal, toegankelijke, oprechte en gezaghebbende Lion is, die het vertrouwen heeft van andere Lions.

Preventie en voorbeeld uit de praktijk

Veel vraagstukken blijken in de praktijk van relationele aard. Tijdige inschakeling van een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan het herstellen van communicatie en wederzijds begrip. In een situatie rondom de toelating van een nieuw lid, waarbij bezwaren van een bestaand lid onvoldoende werden gehoord, leidde dit uiteindelijk tot vertrek uit de club. Indien in een eerder stadium een vertrouwenspersoon was betrokken, had dit mogelijk voorkomen kunnen worden door het faciliteren van de persoon die ondersteuning vroeg.

Wat doet de vertrouwenspersoon niet

• Geen bemiddelaar: De vertrouwenspersoon treedt niet op als formele bemiddelaar (dit is vaak de rol van een mediator).
• Geen oplossing dwingen: De vertrouwenspersoon lost het probleem niet zelf op, maar helpt de melder zelf tot een oplossing te komen.
• Geen actie zonder toestemming: De vertrouwenspersoon heeft een strikte geheimhoudingsplicht en onderneemt niets zonder toestemming van de melder.

Een vertrouwenspersoon heeft in principe geen meldingsplicht, maar een strikte geheimhoudingsplicht. Alles wat wordt besproken, blijft vertrouwelijk. Uitzonderingen zijn er alleen bij ernstig gevaar (dreigend misdrijf) of wettelijke verplichtingen. De vertrouwenspersoon registreert wel anoniem incidenten voor het jaarverslag.

Adviesrol vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gouverneursraad over stromingen en grote lijnen, zonder daarbij personen of clubs te noemen.

Inloggen

Als u wilt weten wie de vertrouwenspersonen zijn, kunt u inloggen (op het rondje met het pijltje rechtsboven aan de pagina) en dan verschijnen hier de gegevens van de vertrouwenspersonen.